伴隨著郵件的日常應用,所產生的郵件數據量日趨增多,如何將海量的郵件數據進行長期保存、實時調閱、快速恢復以及遵從相關法規等問題已經成為擺在郵件管理員面前的幾大難題。在這些問題的促使下,郵件歸檔已經成為主流。我們知道郵件是作為公司重要的通訊手段之一,郵件歸檔與其他的即時通訊工具最大的區別是它可以當做法律證據使用的。

公司有必要知道員工對外或對內進行溝通聯絡的情況,尤其是一些對信息敏感的公司更是尤為重要。

當我們對公司的郵件進行歸檔操作後,保證了已經保存下的郵件都是最原始的,而且在歸檔伺服器上郵件是無法進行刪除和改動的。只有管理員可以在知道登錄名和密碼的情況下才可進行查詢和恢復,以保證對公司機密外泄的時候可以進行及時的查詢和處理。

企業做好郵件歸檔三大必要性

法規必要性:個人資料保護法規定,要求企業必須保存7年的郵件,尤其是遇到泄密稽核或訴訟時可以做為佐證數據。

稽核必要性:允許企業稽核人員或部門相關主管有彈性管理權限,可以快速查詢所需郵件信息,並且相關的動作都有LOG紀錄備存以保障企業郵件使用安全。

交接必要性:目前雲端服務業者都是以使用者帳號數計價,如果離職人員故意刪除以往的信件,會造成接手人員訊息落差。

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